So er-kennst Du als neuer Vorstand struktu-relle Gefahren
Neue Vorstände stehen in der Regel noch außerhalb der bestehenden Kommunikationsstrukturen. Das birgt Gefahren.
Rechtssicherheit für Vorstände im Fokus
“Unwissenheit schützt vor Strafe nicht”, sagt das Gesetz. Vorstände sind haftbar, müssen also auch auf scheinbare Nebensächlicheiten achten.
Und plötzlich im Nebel...
Es begann ganz harmlos:
Die Kollegin steht vor Dir und bittet Dich ganz dringen, im Vorstand ihres Vereins mitzuarbeiten, einige Vorstandsmitglieder wären ausgeschieden.
Doch schon nach wenigen Wochen stellen sich Fragen: Warum gibt es keine Vorstandssitzungen? Wo bleiben die Protokolle? Wer liest eigentlich die Post? Und warum scheint die Vorsitzende die einzige Kontaktperson zu sein?
Mein Bedürfnis ist es, Vereine, Parteien und Verbände dabei zu unterstützen, ihre Kommunikationsstrategien zu optimieren. Mit fast 30 Jahren Erfahrung im Politmarketing und in der Vereinsarbeit biete ich maßgeschneiderte Lösungen, um die Effizienz und Transparenz in der Vorstandsarbeit zu erhöhen und Gefahren zu vermeiden.
Störgefühle ernst nehmen und handeln
Sie halten das für eine Ausnahme? Doch als Beraterin stehe ich öfter vor solchen Problemen als mir lieb ist, denn:
Derartige Zustände sind nicht nur ärgerlich, sondern können auch rechtliche Konsequenzen für die amtierenden Vorstände haben. Deswegen ist es wichtig, aktiv zu werden. Eines der ersten Felder, die von neuen Vorständen geordnet werden müssen, ist der Postverkehr. Um darin Ordnung zu schaffen, ist ein systematisches Vorgehen wichtig:
Wie gehen Sie strategisch und effizient vor?
Um ein vorhandenes Chaos zu ordnen oder auch Lücken im Postverkehr aufzudecken, sollten Sie zunächst die bestehenden Kommunikationskanäle erfassen:
Der erste Schritt: Kommunikationswege identifizieren
Welche Kommunikationskanäle gibt es im Verein überhaupt? Wer kann Auskunft geben? Meist sind es auch heute immer noch diese drei:
Der klassische Postweg
Wo kommt Ihre klassische Briefpost an?
eMail-Verkehr
Immer noch ist der eMail-Verkehr die wichtigste Kommunikationsform – und sie sollte es auch bleiben.
Telefon
Telefon und Handy sind neben den Sozialen Medien und Messenger-dienst der wichtigste und eigentlich auch schnellste Kontakt zu Ihnen.
Der zweite Schritt: Adressen identifizieren
Bei diesem Schritt geht es um eine reine Fleißarbeit, die selten wirklich Freude macht. Gerade wenn ein alter Vorstand verärgert ist oder Macht auf sich konzentrieren möchte, ist es wichtig, sich nicht ablenken zu lassen.
Postadresse
Welche Adresse ist offiziell angegeben? Gibt es ein Postfach? Wer hat Zugriff darauf? Erhalten Sie Post über diesen Weg?
eMail-Konten
Welche E-Mail-Adressen existieren? Wer verwaltet sie? Gibt es Weiterleitungen? Wo kommt die Post aktuell an? Wer ist der Ansprechpartner für die eMails?
Telefon
Welche Nummern sind öffentlich/Ihnen bekannt?
Wer nimmt Anrufe (aktuell) entgegen?
Ist das Telefon/Handy für Sie erreichbar? Gibt es feste Sprech-zeiten?
Wenn Sie können, dann arbeiten Sie nicht allein. Aber ehrlich, das können Sie sich nicht immer aussuchen. Am besten, zum einen wegen des Aufwandes aber auch weil viele Köpfe oft mehr wissen, setzt “man” sich zusammen und sammelt alle bekannten und recherchierbaren Informationen.
Doch schnell ist das erste Ergebnis unvollständig und wiegt die Betreffenden in einer falschen Sicherheit. Deswegen braucht es einen dritten Schritt.
Der dritte Schritt: Ergebnisse gegenprüfen
Viele Köche verderben den Brei“ heißt es. Übertragen auf Vereine können Sie das so verstehen: Wenn viele Vorstände über längere Zeit vor sich hin werkeln, dann werden sie häufig kreativ. Das kennen wir auch aus der Politik. Da werden private eMail-Adressen oder aber unverschlüsselte Handys genutzt.
Im Verein ist das nicht anders. Häufig werden noch mal eben neue eMail-Adressen eingerichtet, private parallel genutzt. Das müssen Sie natürlich auch erfassen. Also prüfen Sie noch einmal alle Unterlagen auf solche Adressen hin. Sammeln Sie die Ergebnisse. Notieren Sie die Ergebnisse. Eine Recherche im Netz kann da auch noch mal helfen, Entgangenes zu recherchieren.
Erst dann geht es an die eigentliche Neuordnung. Wie genau wollen Sie künftig arbeiten und wie wollen Sie den Überblick über die eingehenden Informationen und Unterlagen behalten wollen. Wie sollen die Materialien dann aber auch im Anschluss bearbeitet werden. Das sind essentielle Grundlagenentscheidungen für die Zukunft.
Der vierte Schritt: Neuordnung und zentrale Dokumentation
Haben Sie alle Informationen gesammelt, dann gilt es aufzuräumen. Besser als alte Kommunikationseingänge zu schließen ist es, sie auf neue Strukturen umzuleiten. So geht Ihnen nichts verloren und Sie können Stück für Stück die Post auf die neuen Strukturen umleiten. Weisen sie die Absender von „falsch“ eingehender Post auf die Neuordnung hin und bitten Sie sie, die alte, falsche auf die neue Adresse umzustellen.
Kommunikation strukturieren
Regelmäßige Vorstandssitzungen, in denen die eingehende Post gemeinschaftlich bearbeitet wird, sind unerlässlich. Dabei sollten Protokolle geführt und Beschlüsse dokumentiert werden. Ein transparenter Informationsfluss stärkt das Vertrauen innerhalb des Vorstands und gegenüber den Mitgliedern. Vor allem aber muss ich auch die weitere Bearbeitung dokumentieren.
Zuständigkeiten und Passwörter klären
Sorgen Sie dafür, dass alle Kommunikationsmittel zugänglich sind und die Zuständigkeiten klar definiert werden. Passwörter sollten sicher verwahrt und bei Vorstandswechseln aktualisiert werden.
Vertragliche Regelungen treffen
Viele kleine Vereine müssen sparen und verlegen ihre Geschäftsstellen in die Privaträume von Vorständen. Doch gerade wenn Vereinsbüros in Privaträumen geführt werden oder wurden, dann ist es wichtig, dazu einen Vertrag abzuschließen. Die Vereinsmaterialien müssen als Vereinsbesitz gekennzeichnet werden und das muss auch im Zweifelsfall nachgewiesen werden können.
Dokumentieren, dokumentieren, dokumentieren
Eine klare Dokumentation all dieser Punkte ist essenziell und sollte in mehrfacher Ausführung vorliegen. So verringern Sie die Gefahr, daß diese wichtigen Informationen verloren gehen. Die müssen Sie natürlich auch bei einem Vorstandswechsel in der Übergabe weitergeben.
Mitglieder einbinden
Wichtig ist, eine Neuordnung nicht nur zu implementieren, sondern sie auch durchzusetzen. Daher ist eine offene Kommunikation ins Umfeld wichtig: Informieren Sie Ihre Mitglieder, Ihre Partner und externe Organisationen.
Fragen Sie nach Anregungen, erklären Sie Ihre Entscheidung und erinnern Sie bei Irrläufern freundlich und erklären Sie die neuen Strukturen und Prozesse noch einmal. Das fördert die Akzeptanz, aber auch das allgemeine Engagement und verhindert Missverständnisse.
Informieren Sie regelmäßig über Entwicklungen und Entscheidungen auch noch zu späteren Zeitpunkten.
Fazit
Gerade für neue Vorstände ist es wichtig, ein Kommunikationschaos im Verein zu vermeiden. Schnell landen sie im kommunikativen out, tragen aber die Verantwortung mit.
Ein solcher Zustand ist kein Schicksal, sondern ein lösbares Problem – wenn Sie systematisch vorgehen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, vorhandene Kommunikationswege zu erfassen, Adressen zu überprüfen und Zuständigkeiten zu klären, schaffen Sie schnell Ordnung.
Wichtig ist, dabei nichts dem Zufall zu überlassen: Dokumentieren, umleiten, informieren – und vor allem: gemeinsam dranbleiben. So wird aus einem durcheinander geratenen Start ein handlungsfähiger Vorstand, der den Verein sicher führen kann.
Erfahrungsberichte von Mitgliedern
„Die verbesserte Kommunikation hat unseren Vorstand gestärkt.“
Anna Müller, Vorstandsmitglied
„Dank der neuen Kommunikationsstrategien fühlen sich alle besser informiert.“
Jürgen Schmidt, Vereinsmitglied
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