Der Jahresrückblick als Erfolgsinstrument

Bislang habe ich Ihnen vor allem erläutert, wie wichtig der Jahresrückblick ist für die Öffentlichkeitsarbeit nach innen und nach aussen. Dabei handelte es sich um Jahresrückblicke, die überwiegend Routineaufgaben präsentierten. Ereignisse waren überschaubar geplant. Doch eine echte Planung fand selten statt.

Dabei ist der Jahresrückblick die vielleicht beste Informationsquelle und damit auch die vermutlich beste Gelegenheit die Zukunft der Vereinsaktivitäten vernünftig zu planen.

Aber was ist eigentlich Planung?

Bei der Planung geht es zunächst um zweierlei, erstens ich definiere ein Ziel, das ich erreichen will. Doch das Ziel existiert nicht in einem luftleeren Raum, es ist das Bemühen, (s)eine Zukunft mitzugestalten.

Habe ich definiert, was in der Zukunft erreicht werden soll, dann kann ich mir überlegen, wie ich das Ziel erreiche. Es gilt also, die Maßnahmen zu definieren, mit denen ich es erreiche und einen konkreten Fahrplan zu erstellen.

Anschließend ist zu prüfen, ob es erreicht wurde.

So weit die übliche Sicht der Dinge zur Planung.

Leider lässt das eine ganze Menge an Schritten und Rahmenbedingungen aus.

Das Diagnoseschema als Grundlage Ihrer Planung

Ich liebe das Diagnoseschema. Ich habe es kennengelernt als rhetorischen Baustein für Redebeiträge. Doch es ist viel mehr als das. Es ist eine Analysehilfe und eine Planungshilfe. Sie ergänzt die oben beschriebenen Schritte der Planung um weitere. Insgesamt kommen fünf, je nach Sichtweise sechs oder sieben Schritte zusammen:

1. Beschreiben Sie die aktuelle Lage/das Problem.
2. Bestimmen Sie die Ursachen (des Problemes).
3. Definieren Sie ein Ziel: Was wollen Sie erreichen?
   Doch dieses Ziel muss realisierbar sein. Ich rede jetzt nicht von den SMART-Kriterien. Realisierbar heißt, Sie müssen Rahmenbedingungen definieren, innerhalb deren Sie agieren. Welche Ziele sind innerhalb ihres Handlungsrahmens realisierbar?
4. Jetzt sammeln Sie alle Maßnahmen und Handlungsalternativen, die zum Ziel führen könnten:
   a.
   b.
   c.
   Und im zweiten Schritt diskutieren Sie ihre Vor- und Nachteile. Vor allem prüfen Sie Ihre möglichen Handlungsoptionen darauf hin, ob die auch innerhalb Ihres Handlungsrahmens möglich sind. Sie z.B. die Kosten für eine Variante zu hoch, dann wird ein Rausschmeisserkriterium gerissen. Diese Maßnahme ist raus.
5. Nach Sammlung und Analyse müssen Sie jetzt entscheiden, wie genau Sie vorgehen wollen. Welche Maßnahme oder welche Kombination werden Sie umsetzen? Jetzt wird der eigentliche Durchführungsplan geschrieben:
   Was wann von wem und wie?
   Doch ich habe viele Vereine gerade in kritischen Situationen kennen gelernt und beraten.

Der Jahresrückblick bildet den Ausgangspunkt von Analyse und Planung

Der Jahresrückblick ist die ideale Vorlage für den Start einer Jahresplanung. Sie beschreibt die Ist-Situation. Sie ist ihre Bilanz. Sie sie übrigens zufrieden, dann brauchen Sie vielleicht auch für die Zukunft keine Planung. Doch wenn Sie nicht zufrieden sind, dann ist es Zeit, etwas zu ändern.

Prüfen Sie Ihren Jahresrückblick daraufhin, ob sie alle letztjährigen Ziele eingehalten haben:

Wurden die Ziele erreicht? Warum ja, warum nein?
Identfizieren Sie Ihre Erfolgsquote einmal rational, systematisch und ehrlich.

Wer oder was hat bei dem Erreichen des Ziele geholfen?
Jetzt tragen Sie Ihre Ressourcen zusammen? Sie identifizieren mit diesem Schritt aber auch die Defizite.

Welche Mißerfolge haben Sie zu verzeichnen?
Warum z.B. sind Mitglieder ausgetreten? Haben Sie nachgefragt? Was wünschen sich die Mitglieder? Was hätte sie zum bleiben bewegt?

Warum haben sich Aktive zurückgezogen? Warum haben sich keine Aktiven gefunden?

Der Jahresrückblick hilft Ihnen Ihren Stärken, aber auch Ihren Schwächen auf die Spur zu kommen. – Und Informationsprobleme sind die häufigsten Probleme, die ich bei meinen Beratungen identifiziere.

Der Jahresrückblick ist der Beginn einer Fleißarbeit

Sie werden dabei sicherlich feststellen, daß Sie viele Probleme und deren Ursachen nicht kennen, manchmal noch nicht einmal wissen, ob überhaupt ein Problem vorliegt. Das heißt, der Jahresrückblick ist tatsächlich der Ausgangspunkt einer auf Sie zukommenden Fleißarbeit. Es kann auch sein, daß Ihren Mitstreitern über eine gewisse Zeit nicht klar ist, was das Ganze soll, aber es kann auch sein, daß dem Vorstand neben allen anderen Aufgaben die Zeit dafür fehlt. Diese Arbeit ist ziemlich unsexy.

Dann müssen sie u.U. eine Projektgruppe für diese Aufgabe bilden, die die Analyse und dann die möglichen Planungen anstelle des Vorstandes übernimmt und diesem dann zur Entscheidung vorlegt.

Ich hoffe, daß hilft Ihnen weiter. Schauen wir doch beim nächsten Mal, wie Sie fehlende Informationen und Meinungsbilder recherchieren können.