Der Jahresrückblick, die Gelegenheit, um Anregungen zu erbitten…

Bislang habe ich in meiner Kurzserie zum Jahresrückblick eine ganze Reihe von Themen aufgegriffen:

• Ein Jahresrückblick muss nicht viel Zeit kosten, um ihn zu erstellen.
• Ein Jahresrückblick kann Ihre Öffentlichkeitsarbeit wirksam in Szene setzen.

Es folgen außerdem noch zwei weitere Artikel zum Jahresrückblick an den kommenden Freitagen:

• Ein Jahresrückblick auch für jeden einzelnen ehrenamtlich Tätigen sinnvoll und dient der Psychohygiene.
• Der Jahresrückblick ist für das Vereinsleben sinnvoll und eine wertvolle Basis für die Jahresplanung.

Schon wenn der Jahresrückblick in Arbeit ist, dann stellt sich bei vielen die Frage: Teilen unsere Mitglieder eigentlich meine oder unsere Meinung?

Der Jahresrückblick brachte ja die wichtigsten Ereignisse des vergangenen Jahres wieder in Erinnerung. Vielleicht konnte das Mitglied sie auch wiedererleben z.B. durch einen öffentlichen Rückblick auf der Website.

Mit dem Jahresrückblick machen Sie als Vorstand Ihre Arbeit sichtbar und erklärten Sie sie.

Fragen Sie Ihre Mitglieder, was diese von dieser Leistung halten

Es bietet sich also an, die Mitglieder jetzt zu befragen: “Wenn sie jetzt zurückschauen, wie zufrieden sind sie denn mit unserer Leistung und den Aktivitäten des Vereins?”

Es gibt kaum einen besseren Zeitpunkt für Mitgliederbefragungen. Stimmungen, Wünsche und Erwartungen sind ein flatterhaftes Ding. Je nach Umständen und momentanen Gegebenheiten ändern sich unsere Wünsche und Erwartungen von jetzt zu gleich. Da sehen Sie ja auch bei den Umfragen und Trends zur Politik, die z.B. der Bericht aus Berlin präsentiert.

Der Jahresrückblick ist eine Bilanz, eine Leistungsschau des Vereines, die den Blick weitet auf all die Ereignisse und all die Aktivisten des letzten Jahres. Mit dieser Bilanz steigt die Wahrscheinlichkeit, ein ausgewogenes Meinungsbild zu erhalten.

Wie erstellt man gute Umfragen? Das sagt das Netz:

Sie haben sich für eine Mitgliederbefragung entschieden. Vermutlich werden Sie jetzt erst einmal im Netz googlen, wie Umfragen überhaupt durchgeführt werden. Sie werden sicher recherchieren, welche Tools im Netz es gibt, wie die funktionieren und auch, um das möglichst preiswert durchzuführen. Dabei finden Sie folgende Tipps:

7 Tipps zum Erstellen von Umfragen von SurveyMonkey

1. Stellen Sie hauptsächlich geschlossene Fragen. …
2. Formulieren Sie die Fragen neutral. …
3. Achten Sie darauf, nicht nur einseitige Antwortoptionen vorzugeben. …
4. Fragen Sie nicht zwei Dinge gleichzeitig. …
5. Nutzen Sie nicht immer dieselben Fragestellungen.
6. Machen Sie bei den meisten Fragen die Beantwortung der Fragen optional.
7. Führen Sie einen Test durch.

Ehrlich, vergessen Sie diese Tipps. Die helfen Ihnen insbesondere zum Start nicht weiter.
Denn – mit Ihrer Umfrage beginnen Sie quasi bei Null. Sie wissen zunächst vermutlich gar nichts.
Daher konzipieren Sie Ihre erste Umfrage in einen leeren Raum. Das erlebe ich fast immer, wenn ich eine Umfrage ausfülle und ich ärgere mich oft über das dilletantische Vorgehen. Oft breche ich dann auch die Umfragen mittendrin ab, weil es mir einfach zu blöd wird.

Wenn Sie das vermeiden wollen, dann gehen Sie anders vor.

Grundregeln für Unerfahrene

• Arbeiten Sie zweigleisig.
• Richten Sie sich in der Form nach dem Empfänger, nicht nach Ihrer Bequemlichkeit.
• Fassen Sie sich mit Ihrer Umfrage so kurz wie möglich.
• Beziehen Sie sich konkret auf Ihren Jahresrückblick.
• Gruppieren Sie Ihre Fragen nach Gruppen.
• Kündigen Sie an, wie viel Zeit die Umfrage braucht beziehungsweise wie viele Fragen beantwortet werden müssen.
• Hängen Sie Ihre Fragen nicht auf, das heißt erzwingen Sie die Antwort auf eine Frage bei einer Onlineumfrage nicht.
• Beziehen Sie sich mit Ihren Fragen konkret auf Ihren Jahresrückblick.
• Lieber mehrere kurze Umfragen, als eine große.
• Adressieren Sie unterschiedliche Zielgruppen.
• Machen Sie eine Vorumfrage. Das ist kein Test, eine Vorumfrage sammelt Grundlagenwissen.
• Reden Sie darüber, zeigen Sie das Ihnen die Umfrage wichtig ist.

Arbeiten Sie zweigleisig.

Umfragen und Meinungsbilder werden heute meistens online oder per Aktion eingeholt. Ein Verein aber ist ein Ort der Gemeinschaft. Arbeiten Sie also zweigleisig: Kombinieren Sie eine Umfrage in digitaler oder schriftlicher Form mit persönlichen Gesprächen. Das ergänzt sich und Sie wirken weniger abgehoben.

Richten Sie sich in der Form nach dem Empfänger, nicht nach Ihrer Bequemlichkeit.

Umfragen werde heute meist online durchgeführt. Das ist preiswert, schnell, arbeitsarm für den, der sie durchführt und die Ergebnisse werden gleich angezeigt. Viele gute Gründe. Problem: Nicht jeder hat Erfahrungen mit solchen Tools, nicht jeder will sich online engagieren, viele haben schlechte Erfahrungen und so mancher hat auch heute noch kein Internet.
Wenn Sie möglichst viele Rückmeldungen haben wollen, dann richten Sie sich nach den Wünschen Ihrer Mitglieder. Wer online angeschrieben wird, der bekommt den Onlinezugang, wer klassisch angeschrieben wird, erhält einen ausgedruckten Fragebogen.

Beziehen Sie sich konkret auf Ihren Jahresrückblick.

Stellen Sie sinnvolle Fragen, das sind Fragen, die auch für Ihre Mitglieder Sinn machen! Das schaffen Sie am einfachsten, wenn Sie sich konkret auf ihren Jahresrückblick beziehen.

Fassen Sie sich mit Ihrer Umfrage so kurz wie möglich.

Die meisten Menschen haben mit Umfragen keine guten Erfahrungen. Die werden selten sinnstiftend konzipiert. Dabei geht es nicht nur um die Fragestellungen, sondern auch um die Zusammenstellung der Fragen. Sie bekommen auch selten Ergebnisse zu Gesicht. Beschränken Sie sich auf so wenige Fragen wie möglich. Sie können ruhig viele Fragen zusammentragen, die Sie interessieren., aber wählen Sie für Ihre Umfrage nur die wirklich wichtigsten aus.

Lieber mehrere kurze Umfragen, als eine große.

Fünf bis sieben Fragen gelten heute als praktikabel. Das erklärt, warum es so wichtig ist, sich auf wirklich wichtige Fragen zu konzentrieren. Viele Umfrage-Unerfahrene dagegen erstellen ein Sammelsurium von Fragen, die wichtig sind oder wichtig erscheinen. Nicht gut. Gerade wenn Sie mit Ihrer Umfrage in einer Hochzeit landen. (Für Umfragen gibt es beliebte Zeiten, sogenannte Hochzeiten, nicht gemeint sind Eheschließungen.)

Kündigen Sie an, wie viel Zeit die Umfrage braucht beziehungsweise wie viele Fragen beantwortet werden müssen.

Wir reden oft über Transparenz. Dem Mitglied vorab mitzuteilen, wie viele Fragen Sie stellen ist gelebte Transparenz. Jeder möchte gerne vorab wissen, wie viel Zeit er/sie für die Umfrage braucht beziehungsweise, wie viel Zeit er aufwenden muss.

Ich habe schon Umfragen erlebt, bei denen ich unangekündigt mit mehr als 50 Frage bombardiert wurde. Das mache ich nicht mit, aber Ihre Mitglieder auch nicht oder immer weniger.

Gruppieren Sie Ihre Fragen nach Gruppen.

Umfragen werden meist in Form eines Brainstormings durchgeführt. Es werden zunächst wild alle interessanten Fragen gesammelt. Dann aber werden diese Fragen analysiert und ausgewertet. Und schließlich zu konkreten Umfragen komponiert. Für eine solche Umfrage im Anschluss an einen Jahresrückblick werden die gesammelte und priorisierten Fragen dann auch noch konkret zum Jahresrückblick in Bezug gesetzt.

Hängen Sie Ihre Fragen nicht auf, das heißt erzwingen Sie die Antwort auf eine Frage bei einer Onlineumfrage nicht.

Gerade bei Onlineumfragen werden gerne einmal Fragen gekennzeichnet als Pflichtfragen. Das heißt die Antwort des Befragten wird erzwungen, sonst kann er die Umfrage nicht fortführen.
Das ist wirklich ungeschickt. Es ist auch eine der häufigsten Gründe für Abbrüche. Lassen Sie das. Will ein Mitglied die Frage nicht beantworten, dann hat er Gründe. Besser: Werten Sie das mit aus, und haken Sie zu einem späteren Zeitpunkt nach.

Adressieren Sie unterschiedliche Zielgruppen.

Ihre Mitgliedschaft ist nicht homogen. Menschen sind unterschiedlich aktiv, bekommen unterschiedliches mit. Einer der häufigsten Gründe für Austritte die mir genannt werden: „Ich als normales Mitglied habe nichts von der Mitgliedschaft gehabt.“
Aktive Mitglieder können Sie nach und zu anderen Themen und Bedürfnissen befragen. Dazu müssen sie aber wissen, wer wann wie aktiv war. Sie merken, der Jahresrückblick ist wichtig.
Eine Umfrage der „normalen“ Mitglieder dagegen wird ganz andere Informationen erbringen.

Machen Sie eine Vorumfrage. Das ist kein Test, eine Vorumfrage sammelt Grundlagenwissen.

Eine Vorumfrage arbeitet viel offener. Sie verschafft Ihnen das Wissen, um dann die eigentliche Hauptumfrage durchzuführen. Dort können Sie wie oben von SurveyMonkey empfohlen, auch eher geschlossene Fragen stellen.
Die Vorumfrage wird meist nur mit einer kleinen Testgruppe durchgeführt, um den Aufwand in Grenzen zu halten und um eine zügige Bearbeitung zu garantieren.

Sie liefert Informationen, um die Hauptumfrage zu straffen und zu strukturieren. Erst jetzt könnten Sie z.B. stärker mit geschlossenen Fragen arbeiten, wie es SurveyMonkey empfiehlt.

Reden Sie darüber, zeigen Sie das Ihnen die Umfrage wichtig ist.

Eine Umfrage ergibt für Sie, den Befragenden, immer Sinn, aber nicht unbedingtfür den Befragten. Vor allem aber möchte er wissen, was die Umfrage ergeben hat. Schließlich hat auch er daran mitgewirkt. Wie schade, daß die Ergebnisse in den meisten Fällen in Schubladen verschwinden.
Veröffentlichen Sie die Ergebnisse und schließen Sie daran dann weitere Beteiligungsmöglichkeiten an.
Aber: reden Sie auch über. Nutzen Sie jede Möglichkeit, um mit Ihren Mitgliedern über Ihre Umfrage zu reden. Erklären Sie den Sinn, berichten Sie wie Sie an der Umfrage gearbeitet haben. Berichten Sie über die Ergebnisse. Dann spüren Ihre Mitglieder, daß Ihnen das Projekt wichtig ist und die Wahrscheinlichkeit der Beteiligung steigt.

Gute Ergebnisse

Mit diesen Tipps kommen Sie auch bei der Konzeption Ihrer ersten Umfragen zu einem guten Ergebnis. – Und jetzt können Sie auch auf die Tipps von Survey Monkey zurück greifen.

Wie Ihre Ergebnisse dann die Jahresplanung positiv beeinflussen können, thematisiere ich in meinem nächsten Artikel am kommenden Freitag.