Zum Ende des Jahres gehört er zum guten Ton, der Weihnachts- oder Neujahrsgruß verbunden mit einem Jahresrückblick.
Oft ist dieses Rundschreiben eine der wichtigsten Mitteilungen des Vereinsvorstandes, abgesehen von den Einladungen zur Mitgliederversammlung. Das gilt besonders für kränkelnde Vereine, denen es an helfenden Händen, Zeit und Geld mangelt.
Doch oft umschwirren uns die Fragen nur so, wenn wir noch schnell grüßen wollen.
Was enthält ein solcher Gruß?
- Gute Wünsche
- Einen Dank in die Runde
- Den Jahresrückblick
Der Aufbau Ihres Weihnachts-/Neujahrsgrußes
Gute Wünsche eröffnen Ihr Schreiben:
Die guten Wünsche eröffnen in der Regel den Gruß zum Jahreswechsel. Üblicherweise beenden sie aber auch in etwas geänderter Form den Gruß.
Der Dank in die Runde folgt auf den Gruß:
Danken Sie allen Angeschriebenen. Jeder hat in irgendeiner Form zum Erfolg, mindestens aber zur Existenz des Vereines beigetragen, sogar stille Mitglieder. Bedanken Sie sich also. All jene, die sich (besonders engagiert haben) werden dann zusätzlich zum allgemeinen Dank gewürdigt. Dabei nennen Sie in kurzen Worten wofür der Vorstand/Sie besonders dankbar sind.
Den zentralen Teil und damit den größten Umfang nimmt der Jahresrückblick ein. Darauf gehe ich noch einmal in einem eigenen Unterpunkt ein.
Abschiedswünsche beenden das Schreiben.
Wie sieht ein solcher Gruß zum Jahresende aus?
Formal betrachtet können Sie zwischen verschiedenen Varianten wählen:
- Rundschreiben/Rundmail
- Newsletter
- Video
- Präsentation auf einer Webseite
- Broschüre
- Rede anläßlich einer Weihnachtsfeier oder eines Neujahresempfanges.
Welche Variante die Beste ist? Geschenkt: In letzter Minute haben Sie für diese Entscheidung keine Zeit mehr
Beim Last-Minute-Gruß, muss es schnell gehen. Deswegen haben Sie nur noch die Wahl zwischen zwei Varianten:
- der eMail oder
- dem Rundschreiben
“Sowohl als auch”, statt “entweder oder”
Wissen Sie überhaupt, wer auf Ihrer Empfängerliste (Adressatenliste) eine eMail hat? Schon aus Kostengründen sollten Sie das prüfen. Eine eMail ist natürlich erheblich schneller und preiswerter als ein Rundschreiben. Aber… das Schreiben ist exklusiver und persönlicher, leider aber auch teuerer (Material- und Versandkosten) und braucht mehr Zeit, denn es muss ausgedruckt, “eingetütet”, adressiert und zur Post gebracht werden.
Aus Kostengründen werden Sie sich also vermutlich für eine eMail entscheiden, aber sicherlich auch, weil es deutlich schneller geht.
Doch vergessen Sie auf Ihrer Adressatenliste nicht jene, die eine eMailadresse haben. Denen sollten Sie einen Brief schicken.
Was kann der Jahresrückblick enthalten?
Der Jahresrückblick eines Vereins sollte die wichtigsten Ereignisse, Erfolge und Entwicklungen des vergangenen Jahres umfassen. Dazu gehören unter anderem:
- Veranstaltungen und Aktivitäten:
Eine Zusammenfassung der durchgeführten Veranstaltungen, Projekte, Workshops, Seminare, Wettbewerbe, Ausflüge und anderer Aktivitäten, die der Verein im vergangenen Jahr organisiert hat. - Mitgliederentwicklung:
Statistiken zur Mitgliederentwicklung, wie z.B. die Anzahl der Neumitglieder, Austritte und die Gesamtmitgliederzahl. Auch besondere Mitgliederjubiläen oder -erfolge können erwähnt werden. - Erfolge und Auszeichnungen:
Erwähnung von Auszeichnungen, Preisen oder besonderen Anerkennungen, die der Verein oder einzelne Mitglieder im vergangenen Jahr erhalten haben. - Finanzielle Entwicklung:
Ein Überblick über die finanzielle Entwicklung des Vereins, einschließlich Einnahmen, Ausgaben, Sponsorengelder und Spenden. - Partnerschaften und Kooperationen:
Informationen über neue Partnerschaften, Kooperationen oder Zusammenarbeiten mit anderen Organisationen, Unternehmen oder Institutionen. - Besondere Projekte oder Initiativen:
Hervorhebung von besonderen Projekten, Initiativen oder Kampagnen, die im vergangenen Jahr erfolgreich umgesetzt wurden und einen positiven Einfluss hatten. - Engagement und Ehrenamt:
Anerkennung und Würdigung des Engagements und der Leistungen von ehrenamtlichen Helfern, Unterstützern und Sponsoren. - Ausblick auf das kommende Jahr:
Ein kurzer Ausblick auf geplante Aktivitäten, Projekte und Ziele für das kommende Jahr.
Diese Liste müssen Sie nicht komplett abarbeiten. Das wäre meistens ganz schön lang und u.U. auch noch langatmig. Formulieren Sie – wenn möglich – ansprechend und spannend, arbeiten Sie nicht nur uninspiriert ab.
Der Jahresrückblick sollte informativ, ansprechend und transparent sein und das Engagement und die Leistungen des Vereins und der Aktiven angemessen würdigen. Damit weckt er Interesse, motiviert aber auch die Mitglieder, sich auch künftig zu engagieren.
Sie wissen nicht mehr, was alles passiert ist?
Je nachdem wieviel Zeit Sie haben oder sich nehmen, können Sie Ihr Gedächtnis so auffrischen.
- Schauen Sie in den Kalender: Welche Termine finden Sie eingetragen?
- Schauen Sie in Protokolle: Insbesondere Vorstandsbeschlüsse können Ihnen noch einmal vor Augen führen, welche Themen und Ereignisse besprochen und entschieden wurden.
- Schauen Sie in Ihre Post: eMails und andere Schriftwechsel enthalten oft wertvolle informationen.
- Suchen Sie in den Sozialen Netzwerken: Dort findet sich vielleicht Post von Ereignissen oder Aktivitäten, die Aktive veröffentlicht haben.
Wie formuliere ich “richtig”?
- Schreiben Sie normal: Oft werden Jahres- und andere Grüße gestelzt und formal. Schreiben Sie besser einfach freundlich und persönlich.
- Richten Sie sich nach üblichen Gepflogenheiten. Wird bei Ihnen gesiezt, siezen Sie, wird geduzt, duzen Sie.
- Verzichten Sie auf Formeln und Floskeln. Die wirken immer sinnentleert und unpersönlich. Oft sind sie so gar ausgemachter Quatsch: “Ich freue mich, daß Sie so zahlreich erschienen sind.” – Können Sie zahlreich erscheinen? Besser: Wie schon, daß so viele gekommen sind…. Machen Sie es so.
Stellen Sie sich ein Mitglied vor, das Sie anschreiben. Dann wird meist ein richtig gutes Schreiben.
Wer gehört auf die Adressatenliste?
- Ihre Mitglieder – natürlich.
- Ihre Partner: Mit wem haben Sie zusammengearbeitet im Laufe des Jahres?
- Sponsoren: Gab es Personen oder Unternehmen, die Ihnen unter die Arme gegriffen haben? Dabei muss es nicht immer um Unterstützung in Form von Geld gehen.
- Interessenten: Führen Sie eine Liste mit Personen, die sich für Ihren Verein einsetzen oder interessieren? Eine gute Gelegenheit, sie für sich zu gewinnen.
Muss das Schreiben noch vor der Jahreswende versandt werden?
Nein, heutzutage ist das keine Pflicht mehr. Oft gehen z. B. Weihnachtsgrüße in der Vorweihnachtszeit in der Flut der Grüße unter. Doch entschuldigen und erklären Sie sich netterweise. Jeder wird Verständnis dafür haben, wenn Sie es nicht geschafft haben, weil so viel zu tun haben. Es sollte nur aufrichtig sein.
Und jetzt wünsche ich Ihnen viel Glück bei Ihrem Rundgruß.
P.S. Wollen Sie mehr zum Jahresrückblick wissen? Dann schauen Sie im Januar immer freitags auf meiner Webseite nach dem aktuellen Artikel. Ich gebe Ihnen weitere Tipps, z.B. wie Sie den Jahresrückblick als Instrument zur Erfolgsmessung und Jahresplanung nutzen können.
Oder auch wie Sie den Jahresrückblick für Ihre Öffentlichkeitsarbeit einsetzen können.
Also – hoffentlich bis bald.