Schützen Sie Ihr Postfach vor Spam!
Effektive Strategien gegen Spam-Fluten
Erfahren Sie, wie Sie Ihr Vereins-Postfach sauber halten und sich gegen die zunehmende Bedrohung durch Spam schützen können.
Werden Spams immer mehr? Oder kommt mir das nur so vor?
Aus Spams wurde eine Spam-Flut
Das Email-Fach ist überfüllt. Bild erstellt mit Artguru
SPAMs frustrieren
Kriegst Du aktuell auch so viele Spams?” fragte mich eine Kollegin in der vergangenen Woche.
“Ja, Du etwa auch?” stöhnte ich zurück. Aktuell erlebe ich keine Extremsituationen, da kenne ich anderes, doch gerade auf unseren Vereinsmails wird es teilweise heftig.
Eine solche Extremsituation erlebt meine Kollegin gerade, rund 400 Mails am Tag kommen rein. Das frustriert.
Warum Spam ein wachsendes Problem ist
Die Gefahren der Spam-Flut
Die wachsende Spamflut ist nicht nur ein Problem, sie ist eine Gefahr. Wer arglos das Postfach öffnet und sich hunderten von Mails gegenüber sieht, ist nicht nur schockiert, verärgert, sondern auch gestresst.
- Stress erzeugt Fehler. Wir schauen nicht mehr so genau hin, löschen in Serie und schwupps ist eine wichtige Mail weg.
- Wer das schon einmal erlebt hat wird vorsichtig. Er will immer noch ausputzen und die lästigen Störenfriede weglöschen, aber dieses Ziel steht in Konkurrenz zu dem Wunsch, nichts Wichtiges zu verpassen. Also nimmt der Stress zu und gerne schalten sich im Stressmodus bei uns Kontrollen aus: schon klicken wir einen Link an, den wir besser nicht angeklickt hätten. Das erklärt, warum wir manchmal eine Bankmail anklicken, auch wenn dort kein Konto haben… Wieder hatte ein Phisher Glück.
- Und schließlich steht für das Bearbeiten der wirklich wichtigen Mails oft nicht mehr ausreichend Zeit zur Verfügung. Wir lesen nicht genau, antworten unangemessen oder es bleibt liegen. Das kann unangenehme Folgen haben. Die Beschwerden der Mitglieder sind dabei oft das kleinere Problem.
Warum sich Spams zu einer Flut auswachsen
Die Gründe für die steigende Spam-Flut
Spam-Mails nehmen zu, weil unsere Vereinsadressen in der Regel öffentlich sind.
Doch alles was öffentlich sichtbar auf der Website steht, kann von Spam-Bots leicht gefunden werden. Diese Programme durchforsten das Internet nach E-Mail-Adressen und nutzen sie für unerwünschte Nachrichten.
Die Künstliche Intelligenz spielt Spammern in die Hände:
Jetzt brauchen sie keine Programmierkenntnisse mehr, denn ein lockerer Prompt schickt eine KI auf die Piste, die noch schneller, noch leichter und noch gründlicher Email-Adressen einsammelt.
KI rüstet Spammer aber auch in anderer Hinsicht auf:
1. Lassen sich die neuesten Sperrprogramme mit KI leicht umgehen.
2. KI ermöglicht es Betrügern, täuschend echte Phishing-Mails zu erstellen, die das Risiko von Identitätsdiebstahl und Betrugsversuchen erhöhen.
Die Spam-Abwehr läuft dem Spammer hinterher
Bekannte Abwehrstrategien wirken nicht mehr (richtig)
Nein, Captures funktionieren nicht mehr richtig – und sie werden in der Zukunft noch weniger funktionieren.
Doch wir sollten diese Programme nicht abschreiben. Sie filtern immerhin noch einen Teil der Phishing-Versuche aus.
Das hilft, die Spamflut etwas zu verringern.
Nein, auch eine verfälschte Schreibweise hilft nicht mehr richtig und auch die wird in der Zukunft weniger helfen.
Doch auch diese Maßnahme sollten wir nicht abschreiben. Denn auch diese Maßnahme hilft, einen kleinen Teil der Phishing-Versuche auszutricksen.
Damit hilft auch dieser Klassiker immer noch ein wenig.
Spams zu löschen ist keine gute Idee, es ist immer noch besser, sie als Spam zu kennzeichnen. Wenn wir mit der rechten Maustaste auf die Spam-Mail klicken, taucht ein Menue auf. So ist die Kennzeichnung für Spams schnell aufgerufen.
Auch wenn diese Maßnahme nur noch eingeschränkt wirkt, filtert auch sie immer noch einen kleinen Teil der Spams heraus. Und diese Methode markiert Spams global.
Die neue Verteidigungslinie gegen Spammer ist vorgeschoben
Das klingt nach einer militärischen Strategie und ist es auch. Wir arbeiten bei dieser Methode mit zwei Arbeitsebenen:
Wir hängen – im übertragenen Sinn – eine vorgeschobene Verteidigungslinie ins Fenster, hinter der sich der normale Geschäftsverkehr versteckt.
1
Die Köder-Adresse im Fenster
Jeder Verein hat eine offizielle Emailadresse. Diese wird öffentlich präsentiert, auf Webseite, Briefbogen, Visitenkarten und ähnlichen offiziellen Unterlagen.
Diese offizielle Vereinsadresse wird künftig nur als Weiterleitung genutzt. Damit dient diese Adresse als Köder für Spammer und schützt Ihre echten Postfächer.
2
Die verborgene Arbeitsebene
Hinter diesem öffentlichen Vorhang verbirgt sich die eigentliche Arbeitsebene.
Hier sind die offiziellen, Geschäftsadressen für Vorstände und Mitglieder angelegt. Die werden sparsam veröffentlicht, vor allem nicht im Netz oder auf der Website.
So bleiben diese Adressen vor SPAM geschützt.
3
Spam-Reset per Abschaltung
Die Weiterleitung wird uns auch künftig nicht komplett vor SPAM verschonen. – Doch diese Struktur ermöglicht es uns, die Spammer immer wieder zu ärgern und das SPAM-Aufkommen wirksam zu reduzieren.
Wenn die Köder-Adresse zu viel SPAM erhält, wird sie einfach abgeschaltet. Nach einiger Zeit verschwindet sie aus den Spam-Listen und kann später wieder aktiviert werden.
Effektive Maßnahmen für ein sauberes Postfach
Die Kombination der verschiedenen Strategien reduziert die Menge der unerwünschten E-Mails am wirkungsvollsten.
Da ein Verein seinen Mitgliedern “gehört”, sollten Vorstand oder Geschäftsführung natürlich die Mitglieder über diese Struktur informieren. Aber besonders wichtig ist eine Information zu den temporären Abschaltungen zentralen Vereinsmail. Das vermeidet Missverständnisse. Ein Hinweis auf der Website trägt ebenfalls dazu bei, dass wichtige Nachrichten nicht verloren gehen.
Zusammenfassung und Handlungsaufforderung
Spam-Nachrichten sind ein wachsendes Problem, das durch öffentliche Vereinsadressen und die Nutzung von KI durch Spammer verstärkt wird. Um dem entgegenzuwirken, ist es wichtig, proaktive Maßnahmen zu ergreifen. Dazu gehören die Nutzung von ‘Köder-Adressen’, das Informieren der Mitglieder über Änderungen und das regelmäßige Überprüfen der Spam-Filter. Diese Schritte helfen, die Menge an Spam zu reduzieren und die Effizienz der Kommunikation zu steigern.
Wir ermutigen alle, aktiv gegen Spam vorzugehen, um die Sicherheit und Effizienz der Vereinskommunikation zu gewährleisten. Durch die Implementierung der vorgeschlagenen Maßnahmen kann der Stress durch unerwünschte E-Mails erheblich reduziert werden. Gemeinsam können wir ein sauberes und sicheres Postfach für alle Mitglieder schaffen.
Stärken Sie Ihre Spam-Abwehr!
Es ist an der Zeit, die Kontrolle über Ihr Postfach zurückzugewinnen und Ihre E-Mail-Kommunikation zu schützen. Mit unseren empfohlenen Strategien können Sie die Menge an Spam-Nachrichten drastisch reduzieren und sicherstellen, dass wichtige Nachrichten nicht verloren gehen. Ergreifen Sie jetzt die Initiative und setzen Sie unsere Tipps um, um Ihre E-Mails vor unerwünschten Inhalten zu schützen.
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