Der Jahresrückblick – öffentlichkeitswirksam

Wer nicht wirbt, stirbt

“Wer nicht wirbt, stirbt” lautet ein alter Werberspruch. Er passt natürlich nicht ganz zum Thema, aber bringt etwas Wichtiges zum Ausdruck: Öffentlichkeitsarbeit oder auch Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (auch PR = Public Relations) ist für jeden Verein wichtig.

Sichtbarkeit versus Bekanntheit

Heute sprechen im Marketing alle von “Sichtbarkeit”, im deutschen Sprachraum aber sprach “man” immer von Bekanntheit. Beide Begriffe stehen für Ähnliches. Doch weil sie aus verschiedenen Marketingbereichen stammen, und verschiedenen Bereichen zuzuordnen sind, kommen wir um beide Begriffe kaum herum.

Bekanntheit ist der ältere der beiden Begriffe und hat die Öffentlichkeitsarbeit über Jahrzehnte hinweg geprägt. Er ist eher der realen Welt zuzuordnen. Bekannt ist, wer in Plakatform, in Anzeigenform, aber auch in Gesprächen und ganz allgemein im Bewußtsein des Kunden/Menschen präsent ist. Ein Tempo kennt jeder. Cola kennt ebenso jeder. Das sind Beispiele für quasi universale Bekanntheit.

Die Sichtbarkeit dagegen ist ein ziemlich junger Begriff, der mit dem Entstehen des Internets aufkam. Im Internet spricht man nicht, fühlt man nicht, sondern im Internet “sehen” wir den Anderen entweder in Bildform, in Textform oder kombiniert als Video. Sichtbarkeit beschreibt die Präsenz eines Vereines im Netz.

Auch für Vereine sind Bekanntheit und Sichtbarkeit wichtig

Beides ist gleich wichtig – auch für einen Verein ist es wichtig, öffentlich sichtbar zu sein – online wie offline. Und genau das macht die Öffentlichkeitsarbeit: sie macht bekannt und – sie macht sichtbar.

Wenn Sie fragen, warum beides gleich wichtig ist, dann nicht “weil das heute so ist”. Der Großteil der Vereinsmitglieder ist im Netz aktiv, ein Großteil Ihrer Interessenten und künftigen Mitglieder auch. Wer bekannter und sichtbarer werden will, der muss für beide Teile sichtbar sein. Deswegen ist es wichtig, auf beiden Ebenen zu arbeiten, im Netz (online) und im realen Leben (offline).

Die verschiedenen Formen des Jahresrückblickes

Wie also kann ein Verein einen Jahresrückblick nutzen, um öffentlich sichtbar(er) zu werden? Genau dafür ist der Jahresrückblick ideal, denn in ihm sind ja die wichtigsten Erfolge des letzen Jahres zusammengetragen. Damit ist er eine Art Erfolgschau.

In meinem Post zum Rückblick in letzter Minute habe ich vorgestellt, in welcher Form ein Jahresrückblick erstellt werden kann. Formal betrachtet können Sie zwischen verschiedenen Varianten wählen:

• Rundschreiben/Rundmail
• Newsletter
• Video
• Präsentation auf einer Webseite
• Broschüre
• Rede anläßlich einer Weihnachtsfeier oder eines Neujahresempfanges.

Die verschiedenen Formen des Jahresrückblickes erreichen unterschiedliche Gruppen. Anders formuliert: Sie erreichen unterschiedliche Bereiche der Öffentlichkeit.

Rundschreiben/-mail, Newsletter und Rede sind Formen, die eine relativ überschaubare Öffentlichkeit erreichen. Sie sind z.B. eher nach Innen gerichtet und sprechen Mitglieder und Interessenten an. Sie sind weniger nützlich, wenn es darum geht, eine breite Öffentlichkeit zu erreichen.

Ein Video oder eine Broschüre dagegen sind unspezifischer. Unspezifisch deswegen, weil der Einsatz über die Öffentlichkeitswirksamkeit entscheidet. Ein Video oder eine Broschüre, die nur auf einer Feier gezeigt werden und dann in den Archiven versauern, können keine Behanntheit/Sichtbarkeit erzielen. Der Einsatz entscheidet dabei über die Wirkung.

Eine Präsentation auf der Webseite dagegen ist ein anderes Kaliber. Sie ist “immer” öffentlich und kann gefunden werden, von jedem zu jederzeit. Das Grundprotential für die Öffentlichkeitsarbeit ist dementsprechend ein anderes. Deswegen ist die Präsentation auf der Webseite die Form Ihrer Wahl, wenn Sie bekannter und sichtbarer werden wollen. – Und gleichzeitig ist diese Form der Öffentlichkeitsarbeit vermutlich auch noch eine der güngstigsten Varianten.

Wie werden Sie öffentlich bekannter und sichtbarer?

Doch wie kann ein Verein diesen Jahresrückblick für seine Öffentlichkeitsarbeit nutzen? Sie haben es sicherlich schon erkannt, Sie präsentieren Ihren Jahresrückblick am besten im Netz. Doch dafür können Sie nicht einfach nur Ihren erstellten Rückblick nehmen und auf Ihrer Website präsentieren. Überarbeiten Sie ihn nach folgenden Grundregeln, die für die Arbeit im Netz gelten:

• Das Netz liebt Bilder.
• Das Netz liebt Geschichten.
• Das Netz liebt Emotionen.
• Das Netz liebt Spannung.
• Das Netz liebt es, Bekannte zu finden.
• Also: Präsentieren Sie möglichst Bilder von Mitgliedern in Aktion. Erzählen Sie Geschichten aus diesem Jahr. Erzählen Sie Spannendes, Geschichten zum mitleiden, mitfreuen, mitzittern. Enden Sie erfreulich und mit einem Ausblick auf das Kommende.

Der Check auf Netztauglichkeit

Prüfen Sie Ihren Text:

• Erzählt Ihr Text kleine Geschichten?
• Bietet Ihr Text Bilder? Wo finden Sie Bilder zu Ihren Ereignissen?
• Formulieren Sie so, daß der Leser oder Betrachter mitfiebern, mitraten, sich mitfreuen oder mitleiden kann?
• Ist ein Bild oder ein Video besser und überhaupt lieferbar?
• Wer wird sich freuen, wenn er in diesem Rückblick vorkommt?
• Wie können Sie Abstraktes veranschaulichen?
• Und: Sortieren Sie aus, was nicht öffentlichkeitstauglich ist. Nicht jede Information ist für eine Veröffentlichung geeignet.

Prüfen Sie Ihren Rückblick darauf hin. Reduzieren Sie wenn möglich, beleben Sie Informationen wo Sie es können, schaffen Sie Spannung.

Jede Präsentation im Netz will auch beworben werden

Steht Ihr Rückblick dann auf Ihrer Website, ist die Arbeit noch nicht getan. Jetzt kommt der Arbeit zweiter Teil: Jetzt muss diese Präsentation natürlich noch beworben werden.

Eine Broschüre, die in Ihrem Büro herum liegt ist ja auch nicht öffentlichkeitswirksam. Sie müssen sie bewerben, also vielen Personen erzählen, daß es diese Broschüre gibt, und das es sich lohnt, sie anzuschauen.

Genau das muss jetzt passieren. Sie trommeln, um die Präsentation bekannt zu machen. Wo fangen Sie an?

Eine Präsentation im Netz bewerben Sie zunächst am besten im Netz. Die beste Adresse sind alle Aktivitäten in den Sozialen Medien.

Gerne wird das heute vergessen: Machen Sie Ihre Präsentation auch im realen Leben bekannt:
– Erzählen Sie davon.
– Weisen Sie in jedem Schreiben darauf hin.
– Flyer oder ähnliche Werbemittel weisen ebenfalls auf die Präsentation hin.
– Schreiben Sie eine Pressemitteilung? Dann weisen Sie auch auf Ihre Webpräsentation hin.

Beachten Sie die Rechtslage

Sie bewegen sich mit ihrem öffentlichen Jahresrückblick nicht in einem rechtsfreien Raum. Deswegen müssen Sie sich unbedingt bewußt machen, wo juristische Probleme auf Sie warten. Bei Bild und bei Namen:

Haben Sie alle abgebildeten Personen erfasst und geprüft, ob Sie die Bildrechte haben? Wenn nicht müssen Sie die Rechte bei den abgebildeten Personen noch einholen.

Haben Sie die Erlaubnis der genannten Personen, ihre Namen zu nennen? Wenn nicht, dann holen Sie die Erlaubnis dieser Personen ein.

Wichtig: Archivieren Sie die Einwilligung der betreffenden Personen sorgfältig.

Und nun schlage ich vor, Sie fangen einfach an. Viel Erfolg dabei.

Am kommenden Freitag beschreibe ich, daß der Jahresrückblick ein idealer Auftakt für eine Mitgliederbefragung ist.

Übrigens, der Jahresrückblick kann auch als ein wichtiges Instrument der Erfolgssteuerung dienen. Interessant? Dann lesen Sie am 19.01.2024 weiter.

Zum Abschluss thematisiere ich, daß der Jahresrückblick auch für ehrenamtlich Tätige wichtig ist. Er trägt zu ihrem Wohlbefinden und der Psychohygiene bei. Dazu mehr am 26.01.2024