Ich wiederhole mich: Künstliche Intelligenz (KI) ist längst in der Alltagsarbeit angekommen – auch in Vereinen, Verbänden, Parteien und Gewerkschaften. Ob bei der Formulierung von Texten, der Analyse von Mitgliedsdaten oder der Planung von Kampagnen: KI-gestützte Tools wie ChatGPT, DALL·E oder automatisierte Auswertungssysteme kommen zum Einsatz – oft ganz selbstverständlich.

Doch mit der Nutzung wachsen auch die Anforderungen an Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Datenschutz. Genau hier setzt die Dokumentation der KI-Nutzung an – und sie gilt auch für zivilgesellschaftliche Organisationen.

Die Dokumentation klärt, wann, wie und zu welchem Zweck KI-Tools eingesetzt werden. Sie hilft damit dabei:

• den Datenschutz sicherzustellen (Stichwort DSGVO),

• ethische Risiken zu erkennen und zu reflektieren,

• interne Standards zu entwickeln,

• und bei Bedarf nachvollziehbar zu belegen, wie Entscheidungen zustande kamen – ein wichtiger Faktor für öffentliche Organisationen und demokratische Strukturen.

Besonders für Organisationen, die vor allem von ehrenamtlich Tätigen geleitet und getragen werden, ist es wichtig, mit neuen Technologien verantwortungsvoll und transparent umzugehen. Die KI-Dokumentation ist ein einfacher, aber wirkungsvoller Schritt in diese Richtung. 

Doch vielen wird bei dem Gedanken ganz anders: Noch mehr Bürokratie?

icht unbedingt muss die Dokumentationspflicht zu einem neuen bürokratischen Akt ausarten, denn nicht alles und jede Nutzung müssen dokumentiert werden. Als Grundregel gilt:

• Wer KI nur gelegentlich und auf vergleichbare Weise nutzt (z. B. zur Textoptimierung), kann dies in einer allgemeinen Praxisbeschreibung festhalten.

• Wer KI jedoch regelmäßig, mit unterschiedlichen Daten oder in sensiblen Kontexten (z. B. Mitgliederbefragungen, strategische Planung) einsetzt, sollte eine detaillierte Einzelfalldokumentation führen.

Für den Einstieg empfehle ich auf jeden Fall, die eigene KI-Nutzung einmal strukturiert zu betrachten – dafür stelle ich Ihnen eine kostenlose Dokumentationsvorlage zur Verfügung.

Ich habe eine praktische Word-Vorlage entwickelt, mit der Sie Ihre KI-Anwendung ganz einfach dokumentieren können:

• Welche Tools nutzen Sie,

• zu welchem Zweck,

• mit welchen Eingaben,

• und was kam dabei heraus.

Die Vorlage enthält auch Felder für Datenschutzhinweise und ethische Überlegungen – und kann natürlich an die Bedürfnisse IhrerOrganisation angepasst werden.

Meine Bitte im Gegenzug: Wenn Sie die Vorlage nutzen, dann weisen Sie auf die Quelle hin. 

Hier der Link, falls der Button nicht funktioniert: 
https://leitfaden.eu/wp-content/uploads/2025/06/KI-EU-KI-Act-KI-Nutzungsprotokoll_Vorlage-Leitfaden-2025-06.pdf

KI erleichtert unser aller Arbeit spürbar und sie kann die Arbeit in zivilgesellschaftlichen Organisationen sinnvoll ergänzen – aber sie braucht auch klare Spielregeln.

Eine gute Dokumentation ist der erste Schritt zu einem verantwortungsvollen Umgang. Zeigen Sie, dass Ihre Organisation bereit ist, KI nicht nur zu nutzen, sondern auch zu reflektieren und mitzugestalten.

Sie brauchen Unterstützung bei der Einführung oder eine Schulung zum Thema KI-Nutzung? Ich begleite Sie gern – praxisnah und verständlich.

📬 Schreiben Sie mir einfach: Groetzebach (at) leitfaden.eu

Werfen Sie doch einfach Webinarangebot “KI sicher und sinnvoll nutzen”