Die Weihnachtszeit ist für viele Vereine eine kritische Zeit. Einerseits möchte jeder in der Adventszeit noch einmal die Chance zu einer Weihnachtsfeier nutzen. Doch auf der anderen Seite drängen sich die Termine und gleichzeitig steht das Ende des Vereinsjahres vor der Tür. So vermeiden Sie unnötigen Frust vor Weihnachten.
Das Ende des Vereinsjahres steht vor der Tür
Die Weihnachtszeit sollte ja eigentlich eine Zeit der Vorfreude sein. Doch zum Ende des Vereinsjahres müssen doch eine Reihe von Aufgaben abgearbeitet werden:
- Die Mitgliederliste ist zu aktualisieren.
- Kündigungen sind ggf. zu bestätigen oder zu verhindern.
- Eine Weihnachtsfeier ist zu organisieren.
- Ehrungen für die Aktiven sind ggf. vorzubereiten.
- Mitgliedsbeiträge sind einzuziehen.
- Ein Grußschreiben ist zu verfassen und zu verschicken.
Übrigens sagt die Reihenfolge dieser Liste nichts darüber aus, was wie wichtig ist.
Aktualisieren und überprüfen der Mitgliederliste
Gerade kleine Vereine arbeiten in der Regel ohne eine klassische Mitgliederverwaltung. Die ist meist für diese Gruppe von Vereinen zu teuer.
Natürlich geht es mit Outlook oder einer ähnlichen freien Software, gerne auch mit einer Tabelle. Aber es muss vor dem Einzug der Mitgliedsbeiträge die Mitgliederliste noch einmal sorgfältig geprüft werden. Mitglieder, die trotz ihrer Kündigung eine Beitragsrechnung erhalten, können sehr sauer werden.
Ich beobachte häufig zwei Fehlerquellen:
- Eine unzureichende Organisation
- Die zuständigen Verantwortlichen kennen den Prozess nicht
Das Aktualisieren der Mitgliederliste ist eine grundlegende Aufgabe des Vorstandes. Ohne dieses Aktua-lisieren wissen Sie nicht, wen Sie anschreiben müssen und wen nicht.
Professionelle Organisation vermeidet Pannen
Das Problem: Kündigungen landen gerne an unvorgesehenen Stellen und nicht in der Geschäftsstelle. Sie werden gerne einem Vorstandsmitglied in die Hand gedrückt oder zugeschickt.
Außerdem kommen sie mal per Post, mal per Mail, teils sogar über die Sozialen Medien. Deshalb ist es wichtig, sie an einem zentralen Ort zu sammeln. Nur so können sie nicht übersehen werden. Das gilt übrigens auch für Beitritte.
Im Rahmen der Aktualisierung der Mitgliederliste sollten Sie auch Statusänderungen prüfen. Etliche Vereine sehen z.B. je nach Alter unterschiedliche Beiträge vor. Das müssen sie jetzt natürlich auch prüfen und berücksichtigen.
Ein Problem bei diesen Aktualisierungen ist, daß sie relevanten Unterlagen oft nicht konsequent zentral gesammelt werden. Kündigungen und Beitritte sollten Sie an zwei Stellen parallel ablegen: erstens in einer eigenen Rubrik, Kündigungen. Der zweite Ablageort ist bei den Mitgliedsinformationen. So haben Sie noch eine Rückversicherung. Das hilft, Pannen zu vermeiden.
Informieren, um Pannen zu vermeiden
Ihre Organisation kann noch so gut sein. Wenn Sie nicht umgesetzt wird, bringt die beste Organisation nichts. Deshalb sollten alle Beteiligten über die Organisation und die entsprechenden Verfahren informiert sein. Nur dann weiß jeder, was er im Falle einer Kündigung zu tun hat. Und nur dann landen die Unterlagen bei der richtigen Person.
Aber einmal alle verantwortlichen Ehrenamtler zu informieren reicht nicht. Gerade heute haben wir so viel am Hals, daß wir gerne solche Verfahren vergessen. Daher sollten Sie häufiger mal auf typische Abläufe hinweisen und Organigramme anbieten.
Kündigungen sind ggf. zu bestätigen oder zu verhindern
Normalerweise sollten Sie eine Kündigung oder einen Betritt nach ihrem Eingang bestätigen. Doch das kann schon einmal untergehen.
Spätestens jetzt ist der Zeitpunkt, um Ordnung zu schaffen. Bestätigen Sie den betroffenen Mitgliedern Kündigungen, Beiträge und auch Statusänderungen. Und prüfen Sie auch, ob die Kündigungen fristgerecht eingegangen sind.
Mitgliedsbeiträge sind einzuziehen
Neben dem Aktualisieren der Mitgliederliste ist das Vorbereiten und Einziehen der Mitgliedsbeiträge die wichtigste Arbeit unter all den aufgezählten Tätigkeiten. Mitgliedsbeiträge nicht sorgfältig einzuziehen, kann Schadenersatzforderungen zur Folge haben. Das gehört zu den Pflichtaufgaben einer ordentlichen Geschäftsführung.
Ich habe schon erlebt, daß Mitgliederbeiträge Monate verspätet eingezogen wurden und damit zu Folgekosten führten. Für diese Folgen kann ein Vorstand – in seiner Gesamtheit – haftbar gemacht werden. Nehmen Sie die Aufgabe also Ernst. Und achten Sie auf die Form. Ihre Satzung oder die Beitragsordnung können die Form der Beitragsrechnung regeln. Danach müssen Sie sich richten.
Variationen sind nur möglich, wenn die Satzung oder die Beitragsordnung dies erlaubt. Seien Sie also vorsichtig, wenn Sie großzügig sein wollen. Im Zweifel legen Sie das der Mitgliederversammlung zur Entscheidung vor.
Ein Grußschreiben ist zu verfassen und zu verschicken
Eine Rechnung sollten Sie nie ohne ein freundliches Begleitschreiben verschicken. Bei so manchem Verein, den ich beraten durfte, war das das einzige Lebenszeichen des Vereines. Kein Wunder also, wenn die Mitglieder die Beitragsrechnung zum Anlass nehmen, zu kündigen.
Ihr Grußschreiben sollte deshalb noch einmal Ihre Verbandleistungen darstellen. Auf diese Weise erkennt Ihr Mitglied hoffentlich, was es alles verpasst hat.
Ein Ausblick auf die Zukunft ist ebenfalls nützlich: So kann das Mitglied Wertschätzung und Vorfreude entwickeln. Außerdem kann Ihr Mitglied entscheiden, ob es von diesen Leistungen etwas nutzen möchte.
Würdigen Sie die Leistung der Mitglieder, auch inaktive Mitglieder sind wichtig. Sie finanzieren mit ihren Beiträgen all die Aktivitäten mit, die Sie als Verein anbieten können. Hat das nicht einen Dank verdient?
Schließlich bleibt nur noch, die Post rechtzeitig zu versenden. Das gilt insbesondere dann, wenn Sie Mitglieder haben, die postalisch informiert werden muss.
Eine Weihnachtsfeier ist zu organisieren
Ganz beliebt und häufig sogar begehrt sind die Weihnachtsfeiern in der Adventszeit. Gerade alleinstehende Mitglieder, aber auch die, die einen Sterbefall erlebt haben, hungern geradezu nach etwas Geselligkeit.
Gleichzeitig aber herrscht ein schrecklicher Terminstress. Schließlich wollen ja alle in dieser Zeit feiern. Weihnachtsfeiern wollen früh geplant und kalkuliert werden. Prüfen Sie, ob sie dem einen oder anderen Mitglied vielleicht finanziell entgegenkommen können. Nicht alle Vereinsmitglieder können sich die Teilnahme an einer kostenpflichtigen Feier leisten.
Falls es aber vor Weihnachten nicht klappt, dann weichen Sie doch auf einen Neujahrsempfang aus.
Ehrungen für die Aktiven sind ggf. vorzubereiten
Mit dem Aktualisieren der Mitgliederliste sollten Sie noch einen weiteren wichtigen Punkt verbinden:
Prüfen Sie, wer in diesem Jahr zum Vereinsleben beigetragen hat. Gerade die unauffälligeren Aktiven sollten Sie berücksichtigen. Die Extrovertierten fallen uns schnell ein und werden immer wieder genannt.
Es kann sinnvoll sein, bei gut informierten Mitgliedern noch einmal nach wenig bekannten Engagements zu fragen.
Diese Leistungen sollten Sie benennen. Mindestens im Begleitschreiben zur Beitragsrechnung. Noch besser ist es, Ehrungen für die Weihnachtsfeier vorzubereiten.
Eine öffentliche Wertschätzung von Mitgliedern ist übrigens auch ein wichtiger Beitrag zur Mitgliederbindung.
Ich hoffe, diese Tipps helfen Ihnen weiter bei der Gestaltung Ihrer Jahresendrallye.