Aufgabenstapel

Wie meistern Sie Ihr Pensum?

Ein Ehrenamt kostet Zeit. Und wenn Sie es zulassen kostet es sehr viel Zeit. Da gibt es kein drumherum reden. Manche Quellen sprechen von um die zehn Stunden die Woche.

Meine Zeitinvestition in 2019

Für das letzte Jahr habe ich gerade erst versucht zu kalkulieren, wie viel Zeit ich für meinen Verband investiert habe. Das Ergebnis: Schon für die regelmäßigen Routineaufgaben kam ich auf 38 Tage in 2019. Dazu kamen dann noch Sonderaufgaben wie Konzepte, Treffen, Einzeltelephonate und ähnliches mehr. Insgesamt habe ich mehr als zwei Monate Lebenszeit investiert.

Für Ehrenamtliche ist wichtig

Deshalb sind zwei Dinge für Ehrenamtliche wichtig:

  1. Ein gutes Aufgaben-/Zeitmanagement
  2. Professionelle Arbeitstechniken

Das gute Aufgaben-/Zeitmanagement

Ein gutes Aufgaben- und Zeitmanagement sorgt dafür, daß Sie weniger Stress erfahren. Sie lernen, das Wichtigste zuerst zu erledigen. Das entlastet ungemein. Sie lernen auch, auszusortieren. Und – Sie lernen produktive Phasen zu nutzen und damit das Abarbeiten Ihrer Aufgaben zu beschleunigen.

Professionelle Arbeitstechniken

Viele Ehrenamtler zucken bei diesem Punkt zusammen: “Wir sind doch ehrenamtlich tätig und nicht professionell!” – Das heißt, viele bekommen Angst, weil sie mit diesem Begriff hohe Ansprüche und Anforderungen verbinden.

Doch das ist damit nicht gemeint. Professionell zu arbeiten, bedeutet vor allem, vernünftige Instrumente zu nutzen, die ein schnelles geschäftsmäßiges Arbeiten ermöglichen.

Professionelles Arbeiten in der Praxis

Mit meinem Kollegen habe ich in den vergangenen zwei Jahren immer wieder über den Versand unserer Mitgliedermails mit einer speziellen Software diskutiert. Ich votierte dafür, alle unsere Mitgliedermails über einen professionellen eMail-Versender rauszuschicken. Bislang war ich die Einzige, die dort den Versand organisierte und auch die Adressen aktualisierte.
Sein Widerstand hatte gute Gründe: Die Einarbeitung in diese Software war wirklich aufwendig. Und solange der Versand über seinen persönlichen Account funktionierte, war dieser Aufwand nicht nötig. – Ich fand das nicht schön, weil die gesamte Arbeit und auch das Aktualisieren der Daten an mir hängen blieb.
Im Laufe des letzten Jahres stellten sich Probleme ein: Aufgrund der Rundmails wurde mein Kollege “gespamblocked” und konnte immer wieder über Tage und sogar Wochen keine eMails versenden. Nun verstand er, wovor ich schon länger gewarnt hatte und bat mich um eine Einführung in die Software.
Jetzt verteilt sich die Arbeit auf mehrere Schultern und die Adressen werden gemeinsam aktuell gehalten. Überdies können wir anhand der Protokolle sehen, ob die Kollegen ihre Mails auch anschauen.
Wie sparen uns also doppelte Arbeit einerseits (mehrere Emailverteiler und Adresslisten), wir vermeiden Fehler andererseits (das Nichtaktualisieren) und wenn wir sehen, daß eine wichtige Information nicht wahrgenommen wird, können wir gegensteuern.
An diesem Tool und der neuen Arbeitsweise gibt es heute keine Zweifel mehr.

Vier Empfehlungen für ein entlastendes Zeitmanagement

  1. Aufgaben sortieren und priorisieren
  2. Das Wichtigste zuerst
  3. Planen Sie Zeitreserven ein
  4. Erkennen Sie Zeitdiebe

Aufgaben sortieren und priorisieren mit den vier Kategorien des Eisenhower-Prinzipes

Mit dem Eisenhower-Prinzip können Sie Ihren Arbeitsaufwand reduzieren und so planen, daß Sie deutlich weniger Stress haben.

Bild: C.G.

Das Eisenhower-Prinzip kennt vier Kategorien von Aufgaben:

  1. Zu erst zu tun
    Das ist dringend und das muss ich selbst erledigen.
  2. Zu terminieren
    Diese Aufgabe ist nicht dringend, aber ich muss sie selbst erledigen.
  3. Delegierbar
    Das ist dringend, aber ich könnte es delegieren.
  4. Lass es
    Das ist weder dringend, noch muss ich es machen. Ab in die Ablage P (Papierkorb).

Das Arbeiten mit den vier Stapeln

Sortieren Sie Ihre Aufgaben jetzt in diese vier Kategorien ein (vier Stapel) und arbeiten Sie die Aufgaben der ersten Kategorie zuerst ab.
Die Aufgaben der zweiten Kategorie sollten Sie unbedingt terminieren, damit sie sich nicht unendlich schieben.
Und prüfen Sie, ob sie sich delegieren lassen, oder ob Sie zumindest einen

Das Wichtigste zuerst

Das Eisenhower-Prinzip praktiziert das Priorisieren von Aufgaben. Gleiches gilt für die Bearbeitung, wie schon geschrieben, aber auch für das Treffen von Entscheidungen und das Abarbeiten von Tagesordnungspunkten.

Erledigen Sie das Wichtigste zuerst, denn wichtige Entscheidungen sollten frühzeitig getroffen werden und auch am besten zu den Tageszeiten, in denen Sie am Leistungsfähigsten sind.

Planen Sie Zeitreserven ein

Viele Aufgaben brauchen mehr Zeit als geplant. Außerdem wimmelt der Alltag von unvorhergesehenen Ereignissen: Hier ein Telephonat, da eine SMS und wenn Sie an Ihre eMails denken, dann wissen Sie wovon ich rede.

Planen Sie deshalb nur 60 Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit. Wenn Sie kontinuierlich Aufgaben liegen lassen müssen, dann ist der Zeitplan zu eng. Dann könnten Sie aber auch zu viele Aufgaben übernommen haben.

Erkennen Sie Zeitdiebe

Unter diesen Zeitdieben verstehen die meisten Kollegen nur Störungen. Aber Zeitdiebe können viele Formen annehmen:

  • Unproduktive Tageszeiten
  • Doppelte Arbeiten
  • Unordnung (z.B. schlechte Ablagesysteme)
  • Zeitraubende Arbeitsmethoden
  • Unangemessene “Tools”
  • Aufgaben nicht abschließen/Am Ball bleiben
  • Unrealistische Zeitschätzungen

Um Ihre Zeitdiebe ausfindig zu machen, empfiehlt es sich ein Zeittagebuch zu führen. Sie bekommen ein Gefühl dafür, womit Sie Ihre Zeit verbringen. Sie erkennen, wie lang eine Tätigkeit braucht (Für einen Post wie diesen z.B. brauche ich mindestens drei Stunden.) und Sie können herausfinden, welche Zeiten störungsintensiv sind. Sie werden aber auch feststellen, daß die Angewohnheit, etwas nicht abzuschließen, ein besonders gemeiner Zeitdieb ist. Erlerntes nicht zu pflegen, Begonnenes nicht abzuschließen, bedeutet letztlich, immer wieder von vorne anzufangen. Das kostet eigentlich viel zu viel Zeit.

Nur wenn Sie Ihre Zeitdiebe kennen, können Sie diesen ihre Macht nehmen. Werden Sie vom Getriebenen zum Zeitbesitzer.

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